Accesso ai documenti amministrativi
Accesso ai documenti amministrativi (L. n. 241/1990 e s.m.i. - DPR n. 184/2006)
La Camera di Commercio di Pavia garantisce l’accesso ai documenti da essa formati o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti e detenuti dalla Camera di Commercio al momento della richiesta.
Diamo una spiegazione di cosa si intende nella normativa per:
- diritto di accesso: il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi
- interessati: tutti i soggetti singoli e associati, compresi quelli portatori di interessi pubblici collettivi o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso
- controinteressati: tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza
- documento amministrativo: ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale
Accesso formale – modalità di presentazione della richiesta
L’accesso formale è necessario quando:
- sorgano perplessità sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità ovvero circa i suoi poteri rappresentativi;
- in base al contenuto del documento richiesto si riscontri l’esistenza di controinteressati;
- per volontà del medesimo richiedente.
Per accedere ai documenti in modo formale è possibile utilizzare questo modulo richiesta (PDF 13 kb), indicando i seguenti dati:
- le generalità mediante dimostrazione della propria identità, e, se soggetto delegato, i propri poteri di rappresentanza (in quest’ultimo caso – anziché il modulo richiesta – è necessario utilizzare il modulo delega (PDF 13 kb)
- gli elementi necessari per individuare il documento oggetto della richiesta
- una adeguata motivazione per l’accesso agli atti
- la firma
Anche se non viene utilizzata la modulistica apposita l’istanza può essere evasa, purchè contenga tutti gli elementi necessari, evidenziati nella modulistica sopra richiamata.
La presentazione dell’istanza può essere effettuata tramite:
- servizio postale alla sede della Camera di Commercio di Pavia – Via Mentana, 27 – 27100 – PAVIA;
- fax all’ufficio Protocollo n. 0382 304559,
- pec all’indirizzo pavia@pv.legalmail.camcom.it - in tal caso l’istanza deve essere presentata in formato PDF.
Accesso formale – procedimento e termine per la conclusione
Il procedimento di accesso formale deve concludersi entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l’amministrazione, entro 10 giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata o altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tal caso il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.
Il contenuto della richiesta verrà comunicato agli eventuali controinteressati, i quali potranno presentare motivata opposizione.
In caso di accoglimento della richiesta formale di accesso, il Dirigente responsabile adotta il relativo provvedimento e lo comunica al richiedente, specificando in particolare dove si trova l’ufficio, i giorni e gli orari di ricevimento, oltre a ogni altro elemento utile per l’esercizio del diritto di accesso
L'accoglimento della richiesta di accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti richiamati nel documento a cui si accede ed appartenenti al medesimo procedimento, fatti salvi i casi di esclusione previsti dalle leggi o dal regolamento approvato da questa Camera.
È vietato prelevare i documenti dal luogo presso cui sono stati concessi in visione, tracciare segni su di essi o alterarli in qualsiasi modo.
Se a seguito di istruttoria dell’ufficio competente la richiesta di accesso non può essere accolta, l’interessato riceve la comunicazione del diniego motivato. Qualora sia possibile ricorrere al differimento (cioè accedere al documento in un momento successivo) nelle fattispecie individuate nel Regolamento camerale, la durata del differimento è comunicata all’interessato.
Accesso informale
Il diritto di accesso può essere esercitato in modo informale recandosi presso gli uffici della Camera di Commercio di Pavia e rivolgendo una richiesta, anche verbale, al responsabile del procedimento.
Il richiedente deve:
- fornire tutti gli elementi necessari per individuare il documento oggetto della richiesta
- fornire un’adeguata motivazione per l’accesso agli atti
- dimostrare la propria identità o, se soggetto delegato, i propri poteri di rappresentanza.
La richiesta viene soddisfatta con l'esibizione del documento, il rilascio di copia oppure altra modalità ritenuta idonea, pagando i costi di copia, i diritti di segreteria e di visura (vedi sotto la voce Costi).
Responsabile del procedimento
Il responsabile del procedimento di accesso è il responsabile dell’unità organizzativa competente a formare il documento, ovvero il responsabile dell’ufficio che detiene stabilmente il documento, qualora quest’ultimo non sia formato dalla Camera di Commercio.
In caso di richiesta di accesso concernente deliberazioni del Consiglio e della Giunta, nonchè di provvedimenti del Presidente e dei Dirigenti, responsabile del procedimento di accesso è il responsabile dell’istruttoria di tali atti.
Il responsabile del procedimento di accesso:
- riceve le richieste d'accesso alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi;
- esamina la richiesta per valutare se ricorrano le condizioni per l’accesso informale oppure formale;
- provvede a tutti gli adempimenti previsti dalla legge n. 241/1990.
In caso di accesso formale il Dirigente dell’area organizzativa competente adotta il provvedimento finale.
Costi dell’accesso
L'esame dei documenti è gratuito.
Il rilascio di copie cartacee avviene dopo il pagamento dei costi dei diritti di segreteria, ricerca e visura, salve disposizioni specifiche in materia di bollo.
Gli importi dei diritti sono stabiliti dalla normativa vigente (D.M. 2.12.2009. - tabella B):
- copia atti da archivio cartaceo: € 5,00 +€ 0,10 per ogni pagina
- copia atti da archivio ottico: € 8,00 + € 0,50 per ogni pagina.
L’istanza formale di accesso non è soggetta all’imposta di bollo, qualora sia finalizzata all’esame degli atti o all’ottenimento di copie semplici.
Per il rilascio di copie autenticate è dovuto, oltre al pagamento dei diritti indicati al comma precedente, l’ulteriore importo € 3,00, e l’imposta di bollo nei casi previsti dalla normativa vigente, fermo restando che in tal caso anche l’istanza formale è soggetta all’imposta di bollo.
Non possono essere rilasciate copie autentiche di documenti detenuti non in originale.
Esclusione dall’accesso
Riguardo i casi di esclusione e di differimento dall’accesso ai sensi dell’art. 24 della legge n. 241/1990 e dell’art. 10 del Dpr n. 184/2006, la Camera di Commercio di Pavia ha approvato apposito Regolamento (PDF 18 kb)