Accesso ai documenti amministrativi (L. n. 241 7.8.90 e s.m.i - DPR n. 184 12.4.06)

La Camera di Commercio di Pavia garantisce l’accesso ai documenti da essa formati o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Diamo una spiegazione di cosa si intende nella normativa per:

• diritto di accesso:
  il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi
• interessati:
  tutti i soggetti singoli e associati, compresi quelli portatori di interessi pubblici collettivi o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso
• controinteressati:
  tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza
• documento amministrativo:
  ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.

Esercizio del diritto di accesso

Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti e detenuti dalla Camera di Commercio al momento della richiesta.

Responsabile del procedimento

Il responsabile del procedimento di accesso è il responsabile dell’ufficio competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente.

Il responsabile del procedimento:

• riceve, direttamente o tramite l’Ufficio per le Relazioni col Pubblico (URP), le richieste d'accesso alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi
• esamina la richiesta per valutare se ricorrano le condizioni per l’accesso informale oppure formale.

In caso di accesso formale il Dirigente dell’area organizzativa competente adotta il provvedimento finale.

Accesso informale

Il diritto di accesso può essere esercitato in modo informale con una richiesta, anche verbale, al responsabile del procedimento dell’ufficio competente o all’URP.
Il richiedente deve:

• fornire tutti gli elementi necessari per individuare il documento oggetto della richiesta
• fornire un’adeguata motivazione per l’accesso agli atti
• dimostrare la propria identità o, se soggetto delegato, i propri poteri di rappresentanza.

La richiesta viene soddisfatta con l'esibizione del documento, il rilascio di copia oppure altra modalità ritenuta idonea, pagando i costi di copia, i diritti di segreteria e di visura.

Accesso formale

L’accesso formale è necessario quando:

• insorgano perplessità sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità ovvero circa i suoi poteri rappresentativi
• in base al contenuto del documento richiesto si riscontri l’esistenza di controinteressati;
• per volontà del medesimo richiedente.

Per accedere ai documenti in modo formale bisogna presentare una domanda utilizzando il presente modulo richiesta (PDF 50 kb), indicando i seguenti dati:

• le generalità mediante dimostrazione della propria identità, e, se soggetto delegato, i propri poteri di rappresentanza (in quest’ultimo caso – anziché il modulo richiesta – è necessario utilizzare il modulo delega - PDF 55 kb)
• gli elementi necessari per individuare il documento oggetto della richiesta
• una adeguata motivazione per l’accesso agli atti
• la firma

In caso di accoglimento della richiesta formale di accesso, il Dirigente responsabile adotta il relativo provvedimento e lo comunica al richiedente, specificando in particolare dove si trova l’ufficio, i giorni e gli orari di ricevimento, oltre a ogni altro elemento utile per l’esercizio del diritto di accesso.Anche se non viene utilizzata la modulistica apposita l’istanza può essere evasa, purchè contenga tutti gli elementi necessari.

La presentazione dell’istanza può essere effettuata anche tramite servizio postale alla sede della Camera di Commercio di Pavia – Via Mentana, 27 – 27100 – PAVIA, o per via telematica all’indirizzo pavia@pv.legalmail.camcom.it. In tal caso l’istanza deve essere presentata in formato PDF e firmata digitalmente.

Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l’amministrazione, entro 10 giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata o altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tal caso il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

Il contenuto della richiesta verrà comunicato agli eventuali controinteressati, i quali potranno presentare motivata opposizione. Per “controinteressati” si intendono tutti i soggetti individuati, o facilmente individuabili, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.

In caso di accoglimento della richiesta formale di accesso, il Dirigente responsabile adotta il relativo provvedimento e lo comunica al richiedente, specificando in particolare dove si trova l’ufficio, i giorni e gli orari di ricevimento, oltre a ogni altro elemento utile per l’esercizio del diritto di accesso

L'accoglimento della richiesta di accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti richiamati nel documento a cui si accede ed appartenenti al medesimo procedimento, fatti salvi i casi di esclusione previsti dalle leggi o dal regolamento approvato da questa Camera.

È vietato prelevare i documenti dal luogo presso cui sono stati concessi in visione, tracciare segni su di essi o alterarli in qualsiasi modo.

Se a seguito di istruttoria dell’ufficio competente la richiesta di accesso non può essere accolta, l’interessato riceve la comunicazione del diniego motivato. Qualora sia possibile ricorrere al differimento (cioè accedere al documento in un momento successivo) nelle fattispecie individuate nel Rregolamento camerale, la durata del differimento deve essereè comunicata all’interessato.

Il procedimento di accesso formale deve concludersi entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta ai sensi dell’art. 25, comma 4 della legge n. 241/1990 e s.m.i.

Costi dell’accesso

L'esame dei documenti è gratuito.

Per il rilascio di copie a seguito di accesso documentale (l. 241/1990) si applicano i seguenti costi:

1. € 5,00 per la richiesta di copia semplice;
2. € 8,00 per la richiesta di copia autentica; in tal caso il richiedente deve assolvere l’imposta di bollo nella misura di € 16,00; inoltre anche la richiesta è in bollo.
3. Ai suddetti costi si aggiungono € 0,05 per pagina, con una franchigia di 5 pagine di formato A4 (la franchigia non si applica alle richieste reiterate); i costi aggiuntivi non sono dovuti in caso di rilascio delle copie tramite invio telematico delle medesime.

Nel caso in cui il rilascio di copia dei documenti comporti l’uso di apparecchiature speciali o formati particolari su carta speciale, il responsabile del procedimento può individuare costi diversi, appositamente documentati. Eventuali spese postali per la spedizione di copie dei documenti oggetto dell’accesso sono a carico del richiedente

Imposta di bollo

L’istanza formale di accesso non è soggetta all’imposta di bollo, qualora sia finalizzata all’esame degli atti o all’ottenimento di copie semplici.

Per il rilascio di copie autenticate è dovuto, oltre al pagamento dei diritti indicati al comma precedente, l’ulteriore importo € 3,00, e l’imposta di bollo nei casi previsti dalla normativa vigente (€ 16,00), fermo restando che in tal caso anche l’istanza formale deve essere in bollo.

Non possono essere rilasciate copie autentiche di documenti detenuti non in originale.

Esclusione dall’accesso

Riguardo i casi di esclusione e di differimento dall’accesso ai sensi dell’art. 24 della legge n. 241/1990 e dell’art. 10 del Dpr n. 184/2006, la Camera di Commercio di Pavia ha approvato apposito Regolamento (PDF 348 kb)

Altre forme di accesso